El Código Orgánico de Tribunales (COT) regula en su Título XI a los auxiliares de la Administración de Justicia, esto es, personas que colaboran con los jueces en dicha tarea. Ellos son: Fiscales Judiciales; Defensores Públicos; Relatores; Secretarios Judiciales; Administradores de tribunal con competencia en lo penal; Procuradores; Notarios; Conservadores; Archiveros; Consejeros Técnicos y Bibliotecarios Judiciales.
Fiscalía judicial
Es una institución que tiene como misión fundamental representar ante los tribunales de justicia el interés general de la sociedad. En general, las funciones de la fiscalía judicial se limitan a los negocios judiciales y a los de carácter administrativo del Estado en que una ley requiera especialmente su intervención (art.350, COT).
En particular, a los fiscales judiciales les corresponde (art. 353, COT):
• Vigilar por sí a los ministros o fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones, y por sí o por medio de cualesquiera de los fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones la conducta funcionaria de los demás tribunales y empleados del orden judicial, exceptuados los miembros de la Corte Suprema, y para el solo efecto de dar cuenta a este tribunal de las faltas o abusos o incorrecciones que notare, a fin de que la referida Corte, si lo estima procedente, haga uso de las facultades correccionales, disciplinarias y económicas que la Constitución y las leyes le confieren;
• Transmitir y hacer cumplir al fiscal judicial que corresponda los requerimientos que el Presidente de la República tenga a bien hacer con respecto a la conducta ministerial de los jueces y demás empleados del Poder Judicial, para que reclame las medidas disciplinarias que correspondan, del tribunal competente, o para que, si hubiere mérito bastante, entable la correspondiente acusación.
Notarios
Los Notarios son ministros de fe pública que cumplen un importante rol autentificador. Según dispone el COT, en cada comuna o agrupación de comunas de la República debe haber por lo menos un notario. Otros podrán designarse en consideración a las necesidades del servicio, previo informe de la Corte de Apelaciones respectiva. Los notarios son designados por el Presidente de la República, previa propuesta en terna por la Corte de Apelaciones respectiva, la que se forma según se trate de integrantes de la primera, segunda o tercera categoría del Escalafón Secundario del Poder Judicial.
Para ser notario se exige ser chileno, tener el título de abogado, haber ejercido dicha profesión por un año a lo menos y, no encontrarse afecto a alguna incapacidad o inhabilidad legal. Los aranceles de los notarios son fijados por el Presidente de la República previo informe de la Corte Suprema. Así, sus emolumentos o remuneración corresponden al pago que hace la persona que solicita su servicio.
Según el Decreto N° 1.515 de 2017 de Justicia, existe un total de 431 cargos de notario, de los cuales 109 están asignados además para el cumplimiento de una o más funciones, como las de conservador, archivero, entre otros.
Defensores Públicos
Los defensores públicos son los funcionarios auxiliares de la Administración de Justicia que tienen como misión fundamental velar por los intereses de determinadas personas, las cuales, en razón de su capacidad imperfecta o situación material, no pueden hacerlo por sí mismas.
Por regla general, los defensores públicos desempeñan sus funciones manifestando su opinión al tribunal que conoce de un negocio en que ellos deban intervenir mediante informes o “vistas”. Excepcionalmente pueden tomar la representación de determinadas personas, asumiendo el rol de demandantes o de demandados, y, aun, asistir a comparendo, manifestando en ellos su opinión verbal.
En materia de funciones más específicas, los defensores públicos deben ser oídos en los siguientes ámbitos (art. 366, COT):
• En los juicios que se susciten entre un representante legal y su representado;
• En los actos de los incapaces o de sus representantes legales, de los curadores de bienes, de los menores habilitados de edad, para los cuales actos exija la ley autorización o aprobación judicial, y;
• En general, en todo negocio respecto del cual las leyes prescriban expresamente la audiencia o intervención del ministerio de los defensores públicos o de los parientes de los interesados. Asimismo, de acuerdo al art. 368 del COT corresponde a los defensores públicos velar por el recto desempeño de las funciones de los guardadores de incapaces, de los curadores de bienes, de los representantes legales de las fundaciones de beneficencia y de los encargados de la ejecución de obras pías; y pueden provocar la acción de la justicia en beneficio de estas personas y de estas obras, siempre que lo estime conveniente al exacto desempeño de dichas funciones.
Relatores
Los relatores son los funcionarios auxiliares de la Administración de Justicia que tienen como misión fundamental imponer a los tribunales colegiados contenido de los negocios que ante ellos se ventilan
Conforme el art. 372 del COT, en particular son funciones de los relatores:
• Dar cuenta diaria de las solicitudes que se presenten en calidad de urgentes, de las que no pudieren ser despachadas fácilmente y de los negocios que la Corte mandare pasar a ellos;
• Poner en conocimiento de las partes o sus abogados el nombre de las personas que integran el tribunal, en el caso a que se refiere el artículo 166 del Código de Procedimiento Civil;
• Revisar los expedientes físicos o digitales que se les entreguen o asignen y certificar que están en estado de relación;
• Hacer relación de los procesos;
• Anotar el día de la vista de cada causa los nombres de los jueces que hubieren concurrido a ella, si no fuere despachada inmediatamente, y
• Cotejar con los procesos los informes en derecho, y anotar bajo su firma la conformidad o disconformidad que notaren entre el mérito de éstos y los hechos expuestos en aquéllos.
Secretarios judiciales
Los secretarios de las Cortes y juzgados, son ministros de fe pública encargados de autorizar, salvo las excepciones legales, todas las providencias, despachos y actos emanados de aquellas autoridades, y de custodiar los procesos y todos los documentos y papeles que sean presentados a la Corte o Juzgado en que cada uno de ellos debe prestar sus servicios (art. 379, COT).
Según lo dispuesto en el art. 380 del COT, algunas de las principales funciones de los secretarios son:
• Dar cuenta diariamente a la Corte o juzgado en que presten sus servicios de las solicitudes que presentaren las partes;
• Dar a conocer las providencias o resoluciones a los interesados que acudieren a la oficina para tomar conocimiento de ellas, registrando en la carpeta electrónica las modificaciones que hicieren, y practicar las notificaciones por el estado diario.
• Dar conocimiento a cualquiera persona que lo solicitare de los procesos que tengan archivados en sus oficinas, y de todos los actos emanados de la Corte o juzgado, salvo los casos en que el procedimiento deba ser secreto en virtud de una disposición expresa de la ley;
• Guardar con el conveniente arreglo los procesos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las órdenes e instrucciones que la Corte o juzgado respectivo les diere sobre el particular;
• Dentro de los seis meses de estar practicada la visita a su oficio en el juzgado, enviarán los procesos iniciados en su oficina y que estuvieren en estado, al archivo correspondiente.
Administradores de tribunales con competencia en lo criminal
Los administradores de tribunales con competencia en lo criminal son funcionarios auxiliares de la Administración de Justicia encargados de organizar y controlar la gestión administrativa de los tribunales de juicio oral en lo penal y de los juzgados de garantía (art. 389 A, COT).
Receptores
Los receptores son ministros de fe pública encargados de hacer saber a las partes, fuera de las oficinas de los secretarios, los decretos y resoluciones de los Tribunales de Justicia, y de evacuar todas aquellas diligencias que los mismos tribunales les cometieren (art. 390, COT).
Asimismo, son funciones de los receptores recibir las informaciones sumarias de testigos en actos de jurisdicción voluntaria o en juicios civiles y actuar en estos últimos como ministros de fe en la recepción de la prueba testimonial y en la diligencia de absolución de posiciones (art. 390, COT).
Procuradores del número
Los procuradores del número, son oficiales de la Administración de Justicia encargados de representar en juicio a las partes (art. 394, COT). Por regla general, los procuradores deben cumplir rectamente la ejecución del mandato de representación en juicio y sus obligaciones son especialmente (art. 397, COT):
• Dar los avisos convenientes sobre el estado de los asuntos que tuvieren a su cargo, o sobre las
providencias y resoluciones que en ellos se libraren, a los abogados a quienes estuviere encomendada la defensa de los mismos asuntos, y;
• Servir gratuitamente a los pobres con arreglo a lo dispuesto por el artículo 595 COT (referido al llamado “abogado de turno”).
Conservadores
Los conservadores son ministros de fe encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas, de accionistas de sociedades propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial, de especial de prenda y demás que les encomienden las leyes (art. 446, COT).
Los conservadores se encuentran a cargo de la actualización, guarda y custodia, entre otros, de los siguientes libros y registros:
• Registro de Bienes Raíces: se compone de cuatro libros, Repertorio, el Registro de Propiedad, el Registro de Hipotecas y Gravámenes, y el Registro de Interdicciones y Prohibiciones;
• Registro de Comercio;
• Registro Conservatorio de Minas;
• Registro de Asociaciones de Canalistas;
• Registro de Prenda Agraria;
• Registro de Prenda Industrial;
• Registro de Prenda Especial.
Archiveros
Los archiveros son ministros de fe pública encargados de la custodia de los documentos indicados en el artículo 455 del COT y de dar a las partes interesadas los testimonios que de ello pidieren (art. 453, COT).
Consejos técnicos
Los consejos técnicos son organismos auxiliares de la Administración de Justicia, compuestos por profesionales en el número y con los requisitos que establece la ley (art. 457, COT). Su función es asesorar individual o colectivamente a los jueces con competencia en asuntos de familia, en el análisis y mayor comprensión de los asuntos sometidos a su conocimiento en el ámbito de su especialidad (art. 457, COT).
Bibliotecarios judiciales
Los bibliotecarios judiciales son auxiliares de la Administración de Justicia cuya función es la custodia, mantenimiento y atención de la Biblioteca de la Corte en que desempeñen sus funciones, así como las que el tribunal o su Presidente le encomienden en relación a las estadísticas del tribunal (art. 457 bis COT).
En particular, corresponde al bibliotecario de la Corte Suprema la custodia de todos los documentos originales de calificación de los funcionarios y empleados del Poder Judicial, los que le deberán ser remitidos una vez ejecutoriado el proceso anual de calificación (art. 457 bis, COT).
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